Syftet med projektet var att fastställa vilken information i varje system som ska bevaras respektive gallras, göra datauttag till arkivgodkänt format och skapa arkivexemplar av respektive system med tillhörande metadata och dokumentation färdiga för leverans till Riksarkivet. Begreppet ”system” i det här sammanhanget ska förstås som informationen i systemet och inte programvaran i sig.
De system som tagits ur drift och som skulle ställas av i leveransklart skick var;
- Probib, en biblioteksdatabas skapad i Filemaker Pro
- Agresso ekonomisystem (3 företag)
- Diabas diarieföringssystem (en äldre och en senare databas)
- Palasso löne- och personalsystem.
I projektet arbetade vi i ett team som förenade arkivkompetens och teknisk kompetens. För varje system gjordes en informationsvärdering som fastställde bevarande och gallring för informationen i respektive system. Underlaget mappades med systemets datamodell och resulterade i en specifikation (metadatabilaga) över vilka tabeller och fält i respektive databas som skulle föras över till arkivgodkänt format. Utifrån specifikationen gjorde ArkivIT sedan datauttag, konvertering till arkivgodkänt format, kontrolläsning och datatvätt. Därefter tillfogade vi de metadata som behövs för förståelsen samt upprättade en systembeskrivning i enlighet med dokumentationskrav i RA-FS 2009:1.
Eftersom datamodell för Palasso ej fanns att tillgå skapades istället en informationsmodell över informationen i en specifik rapport, t.ex. Lönelista. Modellen låg sedan till grund för att stränghantera ut data från PDF-filer via en ETL-teknik (Extract Transformation Load) till sekventiella textfiler med fast post- och fältlängd. Informationsobjekten (posttyper) skrevs in som tabeller och fält i leveransspecifikationen. På så sätt skapades en tabellstruktur med relationer utan att gå in i själva databasen.
Resultat
Projektet har lett till att digital information som ej används i verksamheten är framtidssäkrad i ett standardiserat format som inte kräver någon specifik programvara. Utifrån de specifikationer som tagits fram så kan myndigheten nu med vissa anpassningar kontinuerligt, t.ex. årsvis, göra avställningar ur system, vilket är betydligt mer kostnadseffektivt än att arkivera först vid avveckling. Övertagande myndighet UKÄ slipper betala onödiga driftkostnader för Högskoleverkets avvecklade system och allt material är i leveransklart skick den dag som Riksarkivet godkänner leverans.
